Handbuch für Schulen
1. Registrierung
Um
Rufen Sie unsere Webseite profaxonline.com auf und wählen Sie Jetzt starten.
Das Formular für die erstmalige Registrierung wird eingeblendet.
Wählen Sie Privat, wenn Sie ein privates Konto erstellen möchten.
Wählen Sie Schule, wenn Sie als Lehrkraft für Ihre Klasse oder als Administrator:in für Ihre Schule ein Konto erstellen möchten.
Wenn Sie
Nach Klick auf Kostenloses Konto anlegen erhalten Sie eine automatische E-Mail, welche einen Link enthält, mit welchem Sie die Registrierung bestätigen und somit abschließen können. Das Konto ist anschließend aktiviert.
Die E-Mail hat einen Absender …@profaxonline.com. Stellen Sie sicher, dass E-Mails mit diesem Absender nicht von Ihrem E-Mail-Programm oder von einem Server der Schule blockiert werden! Kontrollieren Sie Ihren Spam-Ordner.
2. Login
Sobald Ihr Konto aktiviert ist, können Sie sich auf
Geben Sie Anmeldename und Passwort ein und klicken Sie auf Login.
2.1. Single Sign-On
Mit einem persönlichen Google- oder Microsoft-Konto ist auf 
oder Google-Symbol 
möglich.
Konten für Single Sign-On einrichten
2.2. Login mit QR-Code
Falls die Geräte der Nutzenden über eine integrierte Kamera verfügen, ist eine vereinfachte Anmeldung auf
Klicken Sie auf das Symbol für den QR-Code 
und aktivieren Sie die Kamera. Scannen Sie mit der Kamera den QR-Code, um sich direkt einzuloggen.
Achtung
Nutzen sie auf iPads direkt die Kamerafunktion des Geräts selbst und wählen sie nicht den Umweg über die Taste .
2.3. Passwort vergessen
Falls Ihrem Account eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, können Sie Ihr Passwort zurücksetzen. Klicken Sie auf Passwort vergessen?. Sie erhalten eine automatische E-Mail.
Klicken Sie auf den integrierten Link und vergeben Sie Sich ein neues Passwort.
Die E-Mail mit dem Link hat einen Absender …@profaxonline.com. Stellen Sie sicher, dass E-Mails mit diesem Absender nicht von Ihrem E-Mail-Programm oder von einem Server der Schule blockiert werden!
3. Start
Je nach dem, ob Sie sich als Administrator:in, Lehrkraft oder Lernende einloggen, präsentiert sich ein anderer Startbildschirm, welcher die Ihnen in dieser Rolle zur Verfügung stehenden Aktionen wiederspiegelt.
3.1. Hauptmenu / Startbildschirm Administrator:in
Wählen Sie eine der Schaltfläche, um die gewünschte Funktion aufzurufen.
Ein roter Punkt im Menu Finanzen weist auf offene Rechnungen hin.
3.2. Hauptmenu / Startbildschirm Lehrkräfte
Lehrkräfte haben keinen Zugriff auf Funktionen zur Administration des Accounts (Nutzende anlegen oder entfernen, Finanzen). Sie können aber Lernstände einsehen und Arbeitspläne erstellen von Lernenden, welche ihren Gruppen zugeteilt sind.
3.3. Hauptmenu / Startbildschirm Lernende
Lernende können mit den für sie freigeschalteten Lernmodulen trainieren sobald sie sich zu Hause oder in der Schule in einem HTML5-fähigen Browser auf
Weiterarbeiten bringt die Lernenden dorthin, wo sie beim letzten Mal mit dem Training aufgehört haben.
Arbeitsplan zeigt alle Übungen, die Sie als Lehrkraft oder Administrator:in dem Arbeitsplan des Lernenden hinzugefügt haben. Mit Klick auf den Übungstitel wird eine zugeteilte Übung direkt gestartet. Der Arbeitsplan zeigt auch den Lernstand der Übungen. Fertig bearbeitete Übungen sind grün hinterlegt.
Lernmodule zeigt alle Lernmodule an, die für die Lernenden freigeschaltet sind und zum freien Training zur Verfügung stehen.
3.4. Vollbildmodus
Auch wenn
Während dem Training wird die linke graue Spalte mit den Verwaltungsoptionen automatisch ausgeblendet. Sie kann mit Klick auf die Marke am linken Rand aus- oder eingeblendet werden.
3.4.1. Desktop und Laptop
Die Taste F11 blendet die Adresszeile des Browsers aus.
Durch das Ausblenden der grauen Seitenspalte und der Adresszeile des Browsers werden die Lernmodule bildschirmfüllend und ohne ablenkende Elemente dargestellt.
3.4.2. Tablets
Auch bei Tablets wie dem iPad steht der ganze Bildschirm zum Training zur Verfügung, wenn Sie für
4. Nutzende
Als Administrator:in verwalten Sie die in Ihrem Konto erfassten Nutzenden und Gruppen, erstellen solche neu oder entfernen diese aus Ihrem Account.
Nutzende mit dem Symbol sind gerade online. Ihre Einstellungen können zum aktuellen Zeitpunkt nicht angepasst werden.
4.1. Nutzende anlegen
Klicken Sie auf oder Anlegen, um Lernende und Lehrkräfte anzulegen.
Nach dem Klick auf oder Anlegen erscheint eine Tabelle.
Legen Sie pro Zeile eine Person an. Die Angabe von Anmeldename und Passwort sind obligatorisch. Name, Vorname und Gruppen sind optional. Importieren Sie mehrere Nutzende aus bestehenden Tabellen und Listen mittels copy/paste.
Wichtig
Jeder Anmeldename darf in unserer Datenbank nur einmal vorkommen. Wählen Sie darum Namen z.B. nach einem der folgenden Muster:
- fritz.muster@mein_schulhaus
- fritz.muster@mein_ort
- fmuster@meine_postleitzahl
Wichtig
Möchten Sie Single Sign-on nutzen, aktivieren Sie das Kästchen QR-Code/Single Sign-On. Der Anmeldename muss dann demjenigen des Kontos bei Microsoft bzw. Google entsprechen. Ein Passwort ist in diesem Fall nicht erforderlich.
Wichtig
Passwörter werden verschlüsselt und sind nicht einsehbar. Sie können daher auch nicht ausgedruckt werden.
Es empfiehlt sich, Anmeldenamen und Passwörter in einem verschlüsselten Passwortmanager lokal zu sichern.
Gruppen: Nutzende können direkt beim Anlegen einer oder mehreren Gruppen zugeteilt werden. Gruppennamen müssen durch Kommata getrennt werden. Beispiel: Klasse 2A, IF. Falls ein Gruppename in Ihrem Account noch nicht vorhanden ist, wird die Gruppe neu erstellt.
Aktivieren Sie für Lehrkräfte das entsprechende Kästchen .
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Anlegen.
Die Symbole am rechten Tabellenrand geben Ihnen nun eine Rückmeldung zum Status Ihrer Eingaben.
Die Person wurde neu angelegt
Der Anmeldename ist im System bereits vergeben. Wählen Sie eine Alternative.
Wichtig
Nach der Erfassung sind Passwörter für niemanden einsehbar. profax speichert nur eine Kontrollsumme. Auch aus Gründen des Datenschutzes ist es nicht möglich, eine Liste der Passwörter zu erstellen. Die Anzahl der angezeigten Punkte im Passwortfeld ist immer gleich – unabhängig von der Länge des Passwortes.
Es empfiehlt sich, Anmeldenamen und Passwörter in einem verschlüsselten Passwortmanager lokal zu sichern.
4.2. Nutzende entfernen
Wählen Sie in der Spalte Nutzende eine oder mehrere Personen. Klicken Sie auf oder Entfernen, um Lernende und Lehrkräfte dauerhaft aus Ihrem Konto zu entfernen.
Achtung
Damit löschen Sie auch alle Lernstände und sonstigen Daten dieser Person.
Soll eine Person von Ihrem Konto in das einer anderen Administratorin/einers anderen Administrators gewechselt werden (Schulwechsel), wenden Sie sich bitte an info@profax.ch.
4.3. QR-Code für Login erstellen
Falls die Geräte der Nutzenden über eine integrierte Kamera verfügen, ist eine vereinfachte Anmeldung auf
Wählen Sie in der Spalte Nutzende alle Personen aus, für die Sie einen QR-Code bereitstellen möchten.
Klicken Sie auf QR-Codes für ausgewählte Nutzende laden. Ein pdf mit den gewünschten Codes wird erstellt und lokal auf Ihrem Computer gespeichert. Drucken Sie das pdf auf einen A4-Bogen mit Etiketten im Format 70 x 37mm aus und geben Sie die Etiketten an Ihre Lernenden ab. Sie lassen sich zum Beispiel ins Etui oder Hausaufgabenheft kleben und sind so jederzeit zugänglich.
Um sich einzuloggen genügt ein Klick auf das QR-Code-Symbol auf der Login-Seite von
Achtung
Nutzen sie auf iPads direkt die Kamerafunktion des Geräts selbst und wählen sie nicht den Umweg über die Taste .
Wichtig
Achten Sie darauf, dass die Verwendung der Kamera in den Einstellungen der Geräte freigegeben ist.
4.4. Informationen anpassen
Nutzende mit dem Symbol sind gerade online. Ihre Einstellungen können zum aktuellen Zeitpunkt nicht angepasst werden.
Aktivieren Sie eine abweichende Erstsprache, wenn Sie länderspezifische Spracheinstellungen (z.B. ß für Deutsch/Deutschland) aktivieren möchten. Einzelne Lernmodule auf
Für Lernende, die noch nicht lesen und schreiben können, deaktivieren Sie die entsprechenden Kästchen unter Optionen (z.B. für das Lernmodul MULTIDINGSDA).
Wichtig
Bei einer Änderung des Anmeldenamens muss zwingend das Passwort neu erfasst werden.
4.5. Zusätzliche Informationen
Wählen Sie in der Spalte Nutzende den Namen der Person, um zusätzliche Informationen zu erhalten.
In der Spalte ganz rechts wird angezeigt, welchen Gruppen die Person zugeteilt ist und welche Lernmodule im Konto aktiviert sind.
Ein gelbes Warnsignal auf einem zugeteilten Lernmodul zeigt an, dass diese Berechtigung in Kürze ablaufen wird. Lernmodule mit abgelaufener Berechtigung sind mit einem roten Signal gekennzeichnet.
Im Notizfeld können Sie Notizen anbringen, welche nur für Sie sichtbar sind. Beispiel: Bemerkungen zum Lernverhalten.
4.6. Direktzugriff auf Subkonten (Sitten)
Als Administrator:in oder Lehrkraft haben Sie die Möglichkeit, direkt in ein Konto eines Lernenden Einblick zu nehmen.
Wählen Sie in der Spalte Kontoinformationen und wechseln Sie direkt ins Konto des Lernenden (sitten). Sie verlassen damit Ihr eigenes Konto.
Um dorthin zurückzukehren, müssen Sie sich im Konto des Lernenden abmelden und sich als Administrator:in bzw. Lehrkraft neu anmelden.
4.7. Gruppen
Nutzende können in beliebig viele Gruppen eingeteilt werden. Legen Sie Gruppen so an, wie es für Sie zweckmäßig ist: Jahrgangsteams, Klassen, Lehrkräfte, …
4.7.1. Neue Gruppe erstellen
Mit Klick auf Anlegen am unteren Rand der Spalte Gruppen oder mit Klick auf oben in der Spalte Gruppen können Sie eine neue Gruppe erstellen.
4.7.2. Nutzende Gruppen zuordnen
Wählen Sie in der Spalte Nutzende diejenigen Personen, welche Sie einer Gruppe zuordnen möchten.
Ziehen Sie diese Auswahl über den entsprechenden Gruppennamen.
Wichtig
Ordnen Sie Lehrkräfte ebenfalls den einzelnen Gruppen zu. Nur so können diese Arbeitspläne für ihre Lernenden erstellen und Einblick in deren Lernstand nehmen.
5. Guthaben
Um Berechtigungen an kostenpflichtigen Lernmodulen zuteilen zu können, benötigen Sie ein Guthaben. Zum Erwerb von Guthaben stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung.
In der linken grauen Spalte wird Ihr aktueller Kontostand angezeigt. Mit Klick auf Finanzen gelangen Sie zu den Optionen zum Erwerb von Guthaben und zur Übersicht aller Ihrer Transaktionen.
Im oberen Bereich werden Ihnen Informationen zu ausstehenden und bezahlten Rechnungen, zum aktuellen Kontostand oder zum voraussichtlichen Rechnungsbetrag einer Quartalsrechnung angezeigt.
5.1. Guthaben erwerben
Sie können bei
Mit Klick auf Bestellen bestätigen Sie Ihren Auftrag. Das Guthaben wird Ihnen innerhalb eines Arbeittages gutgeschrieben und Sie erhalten von profax Verlag AG eine Rechnung auf die von Ihnen gewünschte Art der Zustellung (per E-Mail, im Konto abholen, per Post).
5.2. Quartalsabrechnung
Schulen und Gemeinden können Berechtigungen auch auf Kredit beziehen. Weist das Konto am Ende eines Quartals aufgrund Ihrer Bezüge ein negatives Guthaben auf, wird profax eine Rechnung versenden (Mindestrechnungsbetrag € 50.–, eine allfällige Differenz zum effektiven Betrag wird Ihrem Guthaben angerechnet).
5.3. Wertkarten und Codes einlösen
Wertkarten können bei unseren Partnerverlagen bezogen werden oder werden vom profax Verlag vergeben. Geben Sie den entsprechenden Code ins gelb hinterlegte Feld ein oder scannen Sie, falls Ihr Eingabegerät über eine Kamera verfügt, den QR-Code ein.
5.4. Kontoauszug
Im unteren Bereich von Finanzen finden Sie eine Tabelle mit den Angaben zu allen Ihren Transaktionen und Änderungen der Kontoeinstellungen.
6. Lernmodule
6.1. Berechtigungen zuteilen und verwalten
Sobald das Konto ein positives Guthaben aufweist oder die Funktion Berechtigungen auf Quartalsabrechnung freigeschaltet ist, können Sie kostenpflichtige Berechtigungen zuteilen. Lernmodule, welche kostenlos sind, können auch ohne Guthaben genutzt werden.
Mit Klick auf Lernmodule in der linken grauen Spalte rufen Sie die Verwaltung der Berechtigungen auf.
Jedes Lernmodul hat eine Kachel mit Kurzinformationen zu Inhalt, Preis und geeignetem Alter. Am unteren Rand der Kachel wird angezeigt, wie viele Berechtigungen von diesem Lernmodul bereits zugeteilt sind und wie viele Sie erworben haben.
Beispiel: Berechtigungen 3/4
Sie haben 4 Berechtigungen erworben und davon 3 zugeteilt.
Hinweis
Sie finden auf
Alle Lernmodule lassen sich zudem im Demo-Modus einsehen. Dabei werden keine Daten gespeichert.
Mit Klick auf die Kachel des gewünschten Lernmoduls öffnet sich das Fenster mit den Detailinformationen zum Lernmodul und die zugeteilten Berechtigungen werden in der Spalte Nutzende angezeigt.
Nutzende, denen bereits eine Berechtigung für das Lernmodul zugeteilt ist, sind blau hinterlegt und mit markiert.
Klicken Sie auf die Namen einzelner Personen, um ihnen eine Berechtigung zuzuteilen oder um ihnen diese zu entfernen.
Am unteren Rand können Sie alle auswählen anklicken und so Berechtigungen für alle Nutzenden innerhalb der gewählten Gruppe zu aktivieren bzw. zu entfernen.
Achtung
Nutzende, welche bereits eine Berechtigung besitzen und diese auch behalten sollen, dürfen Sie nicht abwählen.
Allen ausgewählten Nutzenden wird eine Berechtigung zugeteilt, allen nicht ausgewählten wird, falls vorhanden, die Berechtigung entzogen.
Schließen Sie Ihre Wahl durch einen Klick auf Berechtigungen aktualisieren ab und bestätigen Sie einen allfälligen Erwerb neuer oder zusätzlicher Berechtigungen im anschließenden Dialog.
Hinweis
Wenn Sie als Administrator:in oder als Lehrkraft selber Lernmodule verwenden wollen, z.B. für Demonstrationszwecke, so müssen Sie sich dafür ebenfalls eine Berechtigung zuteilen.
Ausnahme: Lernmodule einer Flatrate sind für Lehrkräfte kostenlos.
6.2. Berechtigungen erneuern
Klicken Sie auf die Taste Um ein Jahr erneuern wenn Sie alle Berechtigungen nach einem Jahr Laufzeit in gleicher Anzahl nahtlos erneuern möchten. Die Berechtigungen werden am Verfallsdatum erneuert und Ihrem Saldo belastet oder am Quartalsende in Rechnung gestellt.
Falls eine Erneuerung vergessen ging, werden Sie noch während 90 Tagen darauf aufmerksam gemacht. Die entsprechenden Berechtigungen können auf Tastendruck sofort erneuert werden.
Wichtig
Falls Sie weniger oder mehr Berechtigungen als im Vorjahr benötigen, gehen Sie wie unter 6.1. Berechtigungen zuteilen beschrieben vor.
6.3. Nutzende und ihre Berechtigungen
Wählen Sie in der Spalte Nutzende den Namen der Person, um zusätzliche Informationen zu erhalten.
In der Spalte ganz rechts wird angezeigt, welchen Gruppen die Person zugeteilt ist und welche Lernmodule im Konto aktiviert sind.
Ein gelbes Warnsignal auf einem zugeteilten Lernmodul zeigt an, dass diese Berechtigung in Kürze ablaufen wird. Lernmodule mit abgelaufener Berechtigung sind mit einem roten Signal gekennzeichnet.
7. Lernstand / Arbeitsplan
Der Bereich Lernstand erlaubt es der Lehrkraft die Lernenden auf ihrem individuellen Lernweg zu begleiten.
Lehrkräfte sehen nur Lernende von Gruppen, denen sie selbst angehören. Dazu muss die Administrator:in die verantwortliche Lehrkraft den entsprechenden Gruppen zuordnen. Eine Lehrkraft kann mehreren Gruppen zugeteilt sein.
Mit Klick auf Lernstand in der linken grauen Spalte blenden Sie den Lernstand/Arbeitsplan ein.
Wählen Sie eine Person.
In der Spalte Lernstand werden alle Lernmodule angezeigt, die der Person zugeteilt sind. Blenden Sie alle Übungen eines Lernmoduls ein oder aus, indem Sie auf den Titel des Lernmoduls klicken.
Wenn Sie die Checkbox für Nur bearbeitete Übungen anzeigen aktivieren, werden nur die Übungen angezeigt, die gerade in Arbeit sind oder deren Training abgeschlossen ist.
7.1. Lernstand
Bei Übungen mit einzelnen Aufgaben wird der Lernstand mit einem farbigen Feld pro Aufgabe angezeigt.
Bei Übungen, denen eine Lernkartei hinterlegt ist, wird der Lernstand als Fortschrittsbalken angezeigt.
Es bedeuten:
| grün | Antwort richtig |
| rot | Antwort falsch |
| orange | die Aufgabe befindet sich in Überarbeitung |
| grau | nicht bearbeitet |
Lernstand Wortkartei
Die Wortkartei kann als Ganzes dem Arbeitsplan zugefügt werden. Der Balken über dem Eingabefeld zeigt den Bearbeitungsstand des bereits erfassten Wortschatzes. Über das Eingabefeld können Wörter für den Lernwortschatz zugewiesen werden. Die Punkte zeigen, in welcher Station des Trainings sich die einzelnen Wörter befinden.
7.2. Übung zurücksetzen
Mit Klick auf können Übungen zurückgesetzt werden. Der Lernstand wird gelöscht und die Übung kann neu bearbeitet werden.
Hinweis
Der Lernstand von GUT1 kann auf Wunsch des Autors und wegen des integrierten Belohnungssystems nicht zurückgesetzt werden.
7.3. Arbeitsplan
Mit Klick auf können Übungen dem Arbeitsplan der ausgewählten Person hinzugefügt oder daraus entfernt werden, mit Klick auf der ausgewählten Gruppe. Wenn sich eine Übung im Arbeitsplan befindet, werden der Name des Lenmoduls und die Fortschrittsanzeige gelb hinterlegt. Die Trainingsarbeit ist abgeschlossen, wenn die Zeile grün ist.
7.4. Sieben Tage profax und Lernprotokoll
Falls Sie mit Wochenplan arbeiten, erhalten Sie unter 7 Tage profax ein Feedback dazu, wie lange in den letzten sieben Tagen mit den einzelnen Lernmodulen gearbeitet wurde.
Das Lernprotokoll zeigt, wann welche Übungen in den letzten 30 Tagen bearbeitet wurden. Die roten und grünen Zahlen geben an, wie viele Aufgaben richtig oder falsch gelöst wurden.
Es werden folgende Parameter festgehalten:
- wenn ein Kind vor 07.00 Uhr arbeitet, wird keine Zeit angezeigt und alle Aufgaben derselben Übung zusammengezogen;
- wenn ein Kind nach 07.00 Uhr arbeitet, wird die Zeit angezeigt und alle Aufgaben derselben Übung zusammengezogen, wenn sie innerhalb einer Stunde gemacht werden;
- wenn ein Kind nach 17.00 Uhr arbeitet, wird keine Zeit angezeigt und alle Aufgaben derselben Übung zusammengezogen;
- wenn ein Kind über Mitternacht arbeitet, wird der Eintrag auf beide Tage verteilt;
- wenn das Kind inaktiv ist, wird die Zeit nicht gezählt.
8. Profile
8.1. Übersicht Profile und Rechte
8.2. Übergeordnete Parameter
Folgende Angaben können nur durch
- Anschrift der Organisation / Rechnungsanschrift
z.B. Schule Neutal, Schulstraße 4, 1000 Seedorf - alternative Rechnungsanschrift
wenn die Rechnung z.B. direkt an die Gemeindeverwaltung geht - E-Mail-Adresse und Anmeldename der Administrator:in